Оптимизация бизнес-процессов: зачем и как?
Оптимизация бизнес-процессов в компании направлена на их усовершенствование, а также исключение из цепочки документооборота затратных и провальных функций.
Отчасти, оптимизация направлена на повышение эффективности функционирования компании в целом, прозрачности деятельности персонала и, как следствие, повышение рентабельности бизнеса.
Руководители, принявшие решение что-то изменить, отмечают следующие внутрифирменные проблемы:
- отсутствие перекрестного контроля над процессами;
- «перегруженность» бумажного документооборота;
- многозадачность сотрудников, негативно сказывающаяся на производительности труда;
- отсутствие положительного результата, в связи с тем, что цели и задачи определяются “на глаз”.
С развитием компании, увеличением штата сотрудников, открытием новых подразделений появляется многоуровневая система управления, а негативные явления становятся особенно заметными.
Процесс оптимизации для каждой компании сугубо индивидуален. Мероприятия зависят от вида бизнеса, целей и задач компании, системы управления. Тем ни менее, есть основные этапы, которые заложены в основу оптимизации:
- Интервьюирование.
На данном этапе важно зафиксировать текущие процессы, такими, какие есть. Это позволит верно оценить всю цепочку, создать модель, которая действует в данный момент, выявить провалы.
- Конкретизация.
Для выявления провальных функций, бывает достаточно детализировать рабочую функцию отдела, получив фотографию трудового дня одного из специалистов. Такой метод позволяет выявить, сколько тратит один человек на выполнение обязанностей, от которых зависит эффективная деятельность всей команды.
- Разработка стратегии.
Выполняется анализ информации, полученной на первых двух этапах.
Принимается решение — «Какие из процессов, нуждаются в оптимизации? Используя какие инструменты, планируется достигнуть эффективности?».
- Устранение психологических барьеров.
Важный этап, так как основной ресурс любого предприятия — персонал. Необходимо четко и грамотно донести до подчиненных информацию: для чего ведется работа по оптимизации и ответить на вопрос: “Что это даст подчиненным?», для того чтобы сам процесс был воспринят сотрудниками как можно менее «болезненно» и не отразился на их продуктивности.
В процессе оптимизации следует учитывать, что оценивать действующую систему компании необходимо объективно. Если принято решение пересмотреть бизнес-процессы, необходимо обратиться к специалистам в этой области.
Серенко Дарья Павловна, финансовый аналитик, ООО аудиторская фирма «Аудит-Вела»