Как повысить СВК при отражении хозяйственных операций в учетной системе и ФГИС «Зерно»?

Каждая организация в конце года должна проводить инвентаризацию зерна и продуктов его переработки. В статье представлен основной порядок отражения результатов инвентаризации не только в учетных системах, но и на онлайн платформе ФГИС «Зерно».

Сверка данных, отраженных на платформе ФГИС «Зерно» с данными, отраженными в учетных системах по учету количественно-качественных показателей зерна и продуктов переработки.

Количественно-качественный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации обо всех хозяйственных операциях с зерном и продуктами его переработки путем их сплошного, непрерывного и документального учета.

Цели количественно-качественного учета:

• контроль за сохранностью и рациональным использованием зерна и продуктов его переработки;
• определение изменения массы и качества зерна и продуктов его переработки при хранении, обработке, а также при производстве продуктов переработки зерна;
• обеспечение правильности расчетов за зерно и продукты его переработки между продавцами (поставщиками) и покупателями (получателями);
• предупреждение ухудшения качества зерна и продуктов его переработки.

Отражение в учете.

Результаты взвешивания зерна и продуктов переработки зерна учитываются по рекомендуемым образцам N Ф-2 и N Ф-3.

При подтверждении расхождения показателей потребительских свойств зерна и продуктов переработки зерна выше норм, предусмотренных договором, хранителю необходимо оформить документ унифицированной формы N Ф-4.

Необходимо определить ответственное лицо, которое по окончании рабочего дня и ежемесячно будет осуществлять контроль и формировать отчет об изменениях в массе и потребительских свойствах зерна и продуктов переработки зерна по форме N Ф-5.

Обращаем Ваше внимание, что в местах хранения необходимо организовать учет по рекомендуемым формам:

В местах хранения зерна и продуктов переработки зерна ведение учета осуществляется по рекомендуемым образцам N Ф-6, и N Ф-7, и N Ф-8.

Ежедневно учет производится на основании информации, полученной в результате:

1. учета товарно-транспортных накладных N Ф-9, и N Ф-10, и N Ф-11;
2. учета многовагонных поступлений форма N Ф-12;
3. учета данных железнодорожных и водных накладных на отгрузку N Ф-13.

При поступлении зерна и продуктов переработки зерна хранителю автомобильным транспортом учет ведется по формам N Ф-14 и N Ф-15

В случае поступления зерна и продуктов переработки зерна хранителю железнодорожным транспортом учет ведется по формам N Ф-3 и N Ф-16

При передаче зерна и продуктов его переработки от одного собственника другому при отгрузке зерна и продуктов переработки зерна учет — N Ф-4.

Учет при обработке зерна и продуктов переработки зерна -N Ф-17.

При обработке зерна и продуктов переработки зерна учет остатков зерна и продуктов переработки зерна, образующихся в процессе или по завершении хозяйственных операций и не используемых в непосредственной связи с деятельностью по хранению зерна и продуктов переработки зерна -N Ф-18.

Учет при отгрузке зерна и продуктов переработки зерна осуществляется ответственным лицом по формам N Ф-19 и N Ф-20.

В случае использования партии зерна и продуктов переработки зерна в полном объеме учет проводится ответственным лицом в пятидневный срок по рекомендуемому образцу N Ф-21.

При зачистке производственных помещений для организации хранения зерна и продуктов переработки зерна учет рекомендуется осуществлять по формам N Ф-22 и N Ф-23.

Все вышеперечисленные формы должны оформляться в момент совершения хозяйственных операций, и оперативно перенесены в открытый источнике ФГИС «Зерно»

В последующем в рамках проведения контрольных мероприятий фискальные органы будут осуществлять сверку двух учетных систем, в случае выявленных отклонений ответственные лица будут привлечены к ответственности.

Порядок погашения СДИЗ при приемке зерна на элеватор

1. Элеватор гасит СДИЗ на перевозку, который оформил отправитель, после взвешивания автомобиля, указывая в СДИЗ фактически поступивший вес.
2. Элеватор формирует пробу для лабораторных исследований и отдает на исследование в собственную лабораторию.
3. Лаборатория проводит исследование. Закрывается смена на элеваторе, после чего происходит зачисление зерна на баланс отправителя. В этот момент из партий, поступивших на элеватор за смену, оптимально выбрать партии, поступившие от отправителя, создать консолидированные партии, указав потребительские свойства по результатам собственных лабораторных исследований, и оформить СДИЗ на приемку. Этот СДИЗ погашению не подлежит.

Элеватор в разделе «Управление партиями, находящимися на хранении» формирует новую отгрузочную партию на основании партий, находящихся у него на хранении, при этом указывает потребительские свойства зерна, его массу. После формирования партии оформляет СДИЗ на ее отгрузку. Получатель груза не указывается, так как партия в любом случае будет возвращена владельцу (поклажедателю).

Отправка зерна на экспорт.  ФГИС «Зерно»

Погашение СДИЗ в зависимости от операции производят собственники зерна и элеваторы, кроме СДИЗ на вывоз с территории Российской Федерации (они будут автоматически погашаться ФТС России)

Основные проблемы отражения результатов инвентаризации при выявлении недостатков и излишек в учетных системах и платформе ФГИС «Зерно»

Документальное оформление недостач

Перечень документов, которые необходимо заполнить при обнаружении недостачи:

1. Сличительная ведомость.
2. Формы ИНВ-15, ИНВ-16.
3. Протокол заседания инвентаризационной комиссии
4. Приказ об утверждении результатов инвентаризации

Отражение недостач инвентаризации в налоговом учете

Для безопасного отражения в налоговом учете дополнительно потребуется оформление следующих документов:

1. Письменное обязательство виновного сотрудника о возмещении ущерба.
2. Решение суда о взыскание ущерба с виновного лица.
3. Документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц и невозможность их установления (например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела).
4. Документы, подтверждающие возникновение чрезвычайной ситуации.

Налоговый учет недостач

Расхождения между учетным и фактическим количеством материалов, готовой продукции и основных средств сверх норм естественной убыли (или при отсутствии этих норм) можно списать во внереализационные расходы только в некоторых случаях:

1. Если недостача возникла из-за чрезвычайной ситуации (стихийное бедствие, пожар, авария на производстве) и есть подтверждающие документы.
2. Если виновник утраты имущества был установлен (по решению суда или добровольно).
3. Если виновное лицо установить не удалось и имеются документы, подтверждающие его отсутствие.

Отражение излишков во ФГИС «Зерно»

В случае, если фактический вес зерна на складе после инвентаризации оказался больше, чем отражено во ФГИС «Зерно»:

1. Открыть меню «Управление партиями зерна» и выбрать «Формирование партии из остатков»
2. Заполнить информацию о партии и потребительские свойства. В поле «Масса» указать разницу, возникшую при инвентаризации
3. Открыть меню «Управление партиями зерна» и выбрать «Формирование партии зерна из других партий»
4. Выбрать исходную партию и новую в разделе «Предшествующие партии зерна», заполнить потребительские свойства и нажать «Сформировать»

Инвентаризация как одно из мероприятий системы внутреннего контроля

Инвентаризация как инструмент внутреннего финансового контроля – это основной способ независимого фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств, сущность которого состоит в подтверждении или расхождении фактической информации о наличии и стоимости имущества с данными бухгалтерской или финансовой отчетности.

Предложения по совершенствованию процедуры инвентаризации

• в учетной политике необходимо указывать периодичность всех инвентаризационных процедур вне зависимости от объекта контрольных мероприятий, при этом учреждение должно самостоятельно определить рациональное количество контрольных мероприятий;
• все участники инвентаризационных мероприятий: материально-ответственное лицо, члены инвентаризационной комиссии должны обладать необходимыми навыками и умениями, уровнем образования и опытом работы в сфере бухгалтерского учета, аудита или финансов;
• для упрощения процедуры инвентаризации в учреждении и сокращения материальных и временных затрат необходимо рассмотреть возможно формирования несколько инвентаризационных комиссий в зависимости от объекта контроля;

в целях реализации принципов экономичности, достоверности данных необходимо автоматизировать процесс инвентаризации с помощью специального программного продукта. Применяемые системы инвентаризации должны быть просты в использовании, автоматически разделять документы инвентаризации по организациям, подразделениям, складам и материально-ответственным лицам.