Электронные подписи. Какие они бывают и где применять

63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит нам, то электронные подписи бывают трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. В 9 случаях из 10 если вы слышите словосочетание «электронная подпись» речь идёт об усиленной квалифицированной подписи, как о самой надёжной и защищённой. Но в то же время при соблюдении определённых условий, в хозяйственной деятельности любой организации могут использоваться все три вида электронной подписи.

Простая электронная подпись

Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Чаще всего это простая и привычная пара «логин-пароль».

Область применения простой электронной подписи

Внутренний документооборот. Как правило, простая электронная подпись применяется там, где достаточно собственноручной подписи ответственного лица без печати. В этом случае электронный документ можно смело подписывать простой электронной подписью, если эта возможность предусмотрена внутренними локальными актами организации.

Простую электронную подпись можно использовать и при работе с контрагентами при соблюдении ряда условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

— нужна договорённость между участниками электронного документооборота о признании документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручно;

— должна быть обговорены и зафиксированы способы проверки простой электронной подписи и идентификации подписанта;

— лица, использующие в своей работе простую электронную подпись, должны сохранять и обеспечивать её конфиденциальность.

При соблюдении этих несложных правил электронные документы, подписанные простой электронной подписью, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учёту.

Усиленная неквалифицированная подпись

Неквалифицированная электронная подпись создаётся с помощью специального криптографического программного обеспечения и позволяет идентифицировать подписанта и проверить, вносились ли в документ изменения после подписания. Документ, подписанный такой подписью, равнозначен бумажному документу с подписью и печатью.

Область применения неквалифицированной электронной подписи.

Физическое лицо может с помощью неквалифицированной электронной подписью пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС.

Для юридических лиц такой вид подписи может использоваться как во внутреннем, так и во внешнем электронном документообороте, при условии, что имеются внутренние локальные нормативные акты или соглашение между участниками электронного документооборота о признании документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью.

Это довольно непопулярный вид электронной подписи, так как сфера применения такой подписи довольно ограничена по равнению с квалифицированной электронной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись 

Усиленная квалифицированная подпись выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами и имеет самую большую защиту от компрометации. с 2020 года получить такую подпись можно только в личном присутствии.

Электронный документ, подписанный такой подписью, в своей юридической значимости приравнивается к бумажному документу с печатью и подписью без всяких дополнительных оговорок.

Область применения

— предоставление налоговой и бухгалтерской отчётности;

— заверение истребуемых документов и заявлений в налоговый орган;

— электронный документооборот с контрагентами, обмен электронными счетам-фактурами (УПД);

— регистрация и перерегистрация онлайн-касс;

— регистрация в системе маркировки Честный Знак;

— заключение трудовых договоров с дистанционными работниками и многое другое.

Изменения в правилах получения квалифицированной электронной подписи

С 1 июля право выдавать квалифицированные электронные подписи имеют только удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию по новым, более строгим, правилам. На данные момент таких центров совсем немного, и первым из них стала компания Такском. До первого января 2022 года получить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре по старому формату, но с 1 января 2022 года правила поменяются.

Директора компаний и индивидуальные предприниматели с 1 января обязаны получать электронную подпись на имя фирмы только в ФНС России. Все остальные сотрудники, имеющие право подписи, будут подписывать документы квалифицированной электронной подписью для физических лиц, выданной аккредитованным удостоверяющим центром, и использовать при подписании электронную доверенность.