Переход на новую систему работы — аутсорсинг. Разработка методов взаимодействия.

В прошлых публикациях мы с вами разбирали нюансы ключевых этапов передачи учетной функции на аутсорсинг: как выбрать надежного подрядчика, что предусмотреть при заключении Договора (Соглашения об уровне сервиса).

 

Итак, Подрядчик найден, пакет услуг выбран, стоимость согласована, договор подписан.

Что делать дальше, как перейти на новую систему работы?

Как осуществляется непосредственно передача функций?

Как построить взаимодействие с аутсорсером, чтобы оно было эффективным?

Об этом наша сегодняшняя публикация.

 

Успешный переход на аутсорсинг – это взаимный процесс.

Именно для отладки этого процесса в договоре предусматривается так называемый тестовый период. Как правило, процесс перехода на аутсорсинг и встраивание его в бизнес-процессы компании занимает от одного до трех месяцев (в зависимости от сложности учета в компании, объема передаваемых функций).

 

Ключевые аспекты, которые важно совместно отработать сторонам во время тестового периода:

  1. Разграничить функции и закрепить ответственность:

— разработать и подписать индивидуальный регламент взаимодействия Подразделений Заказчика и специалистов Подрядчика

— разработать и подписать график документооборота между Заказчиком и Подрядчиком.

 

  1. Важный момент! Все мы знаем, что в большинстве случаев сотрудники оказывают сопротивления изменениям, которые происходят в организациях. Из-за этого большинство проектов гибнут, так и не начав работать.

При передаче учетной, а, особенно контрольной функции (когда внешнему исполнителю передается функция Главного бухгалтера или контроля за работой штатных бухгалтеров и подготовки отчетности), важно учитывать психологические моменты.

 

При работе с изменениями мы рекомендуем использовать модель ADKAR, согласно которой для эффективного внедрения изменений специалисты должны пройти все пять стадий;

— осознать неизбежное;

-заразиться идей, необходимо вовлечь сотрудников, показать, что новые внедрения оптимизируют процессы…;

— предоставить работникам компании необходимые сведения о переходе на новый формат работы;

— научить работать в новых Регламентах взаимодействия, в соответствии с Графиком документооборота);

— начать работать и оказывать поддержку в случае непонимания;

—  мониторить и при необходимости вносить корректировки в разработанный Регламент и График.

 

  1. Протестировать систему контроля функций, отданных на аутсорсинг.

Качественное выполнение функций, переданных на аутсорсинг, как и любых других функций необходимо постоянно контролировать. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих ему рисков и компетентности персонала поставщика.

Поэтому рекомендуем:

— ознакомиться с формализованной системой контроля выбранного подрядчика;

— совместно с Подрядчиком протестировать контрольные точки и при необходимости внести корректировки;

 

Именно так выглядит схема перехода на аутсорсинг для любой организации. Безусловно, с учетом особенностей вашего бизнеса возможны некоторые корректировки, но в целом последовательность действий такова.

 

Таким образом, мы с вами разобрали все 5 ключевых шагов по переходу на аутсорсинг с целью повышения эффективности учетной функции и оптимизации затрат на содержание фин-бух службы (выбор подрядчика, выбор услуги или пакета услуг, заключение договора на аутсорсинг, переход на новую систему работы, разработка форматов взаимодействия) и можем вывести формулу успеха перехода на аутсорсинг:

 

Надежный подрядчик + Правильные инструменты = Долгосрочный эффект.

Долгосрочный эффект аутсорсинга:

  • Налоговые санкции по переданным функциям — отсутствуют;
  • Регламенты — исполняются;
  • Графики – соблюдаются;
  • Бизнес-процессы — работают.

 

 

РЕЗУЛЬТАТ: ПОВЫШЕНИЕ КАЧЕСТВА ФИНАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ (ОТСУТСТВИЕ НАЛОГОВЫХ РИСКОВ, РИСКОВ НЕДОСТОВЕРНОСТИ ИНФОРМАЦИИ), СВОЕВРЕМЕННОЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ФИНАНСОВОЙ ИНФОРМАЦИИ И АДЕКВАТНАЯ СТОИМОСТЬ СОДЕРЖАНИЕ УЧЕТНОЙ ФУНКЦИИ.