Как оценить загруженность бухгалтерской службы и выбрать оптимальную численность специалистов?

Оценить реальную загруженность бухгалтера, рассчитать необходимую численность бухгалтерии, спланировать работу службы так, чтобы штат справлялся с нагрузкой, но и не было простоев в работе — задача со звездочкой для многих Собственников бизнеса, особенно, если в компании отсутствует штатный финансовый директор. Подобные запросы поступают к нам достаточно часто, поэтому предлагаем вместе разобраться в этом вопросе.

Этап 1. Анализируем функционал службы

На этом этапе мы:

— составляем перечень функций, которые фактически выполняет бухгалтерская служба.

Важно провести этот анализ максимально полно, поскольку бухгалтерская служба, зачастую, выполняет функции специалистов смежных служб: офис-менеджеров, кадровиков, юристов и т.п.

Чем больше смежных функций, тем меньше внимания непосредственно учетной функции и выше вероятность ошибок.

— оцениваем объем «бумажной работы»: оцениваем объем первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от контрагентов, подразделений и др.

— оцениваем уровень автоматизации учета. «Ручная работа» — низкая эффективность, увеличение высокой вероятности возникновения ошибок и потерь информации.

 

Уже по результатам этого этапа мы можем принять меры реагирования:

— перераспределить непрофильные функции;

— внедрить ЭДО;

— автоматизировать отдельные процессы.

 

Этап 2. Нормируем работу бухгалтерии

На данном этапе мы:

— определяем перечень действий, которые необходимо выполнять бухгалтерской службе для решения поставленных перед ней задач.

— рассчитываем нормативное время, которое необходимо на выполнение каждой задачи.

 

Наибольшую сложность, как правило, вызывает именно расчет времени, необходимого на выполнение задачи. Для этого можно использовать:

— данные учетных систем или иных программных продуктов, которые фиксируют время работы с документом;

— ежедневные/еженедельные отчеты специалистов о выполненных работах и времени их выполнения;

— привлеченных специалистов с высоким уровнем компетенции в вопросах эффективности и нормирования.

 

Этап 3. Сопоставляем фактический и нормативный объем, рассчитываем необходимый штат

После того, как мы установили нормативное время на выполнение задачи, нам необходимо оценить фактический объем выполняемых задач отдельными специалистами в соответствии с нормативным временен. Сопоставить полученные данные с табелями учета рабочего времени.

 

По результату данного этапа:

— выявляются наиболее и наименее эффективные специалисты;

— можно рассчитать необходимый штат специалистов, которые будут выполнять имеющийся объем задач без простоев и переработок.

 

Этап 4. Перераспределяем обязанности

При выявлении недостаточной или избыточной загрузки специалистов, проводим мероприятия по устранению дисбалансов:

— перераспределяем обязанности;

— расширяем/сокращаем штат и т.п.

 

Этап 5. Формализуем результат

Для того, чтобы выстроенная нами система была контролируема и работала в долгосрочной перспективе, формализуем полученный результат:

— документально закрепляем разработанные нормативы;

— внедряем ежедневный/еженедельный учет рабочего времени;

— формализуем функционал;

— внедряем систему KPI;

— проводим регулярный мониторинг и контроль результата.

 

В заключении, хочется отметить, что проведя такую пошаговую оценку следует уделить внимание также таким причинам возникновения переработок и простоев, как недостаточная квалификация специалистов, неумение распределить рабочее время, личностные качества (медлительность, неумение работать в режиме многозадачности) и т.д. Какие инструменты использовать для того, чтобы своевременно оценивать квалификацию персонала и избегать потенциальных ошибок подбора специалистов бухгалтерской службы мы поговорим в следующих публикациях.